Asambleas Efectivas

 Para llevar a cabo asambleas generales ordenadas y respetuosas en un condominio, así como para empezar y terminar en tiempo y forma, se pueden seguir las siguientes sugerencias:

Antes de la asamblea

• Planificación:*
  • Definir los temas a tratar en la asamblea con anticipación y elaborar un orden del día claro y conciso.
  • Establecer la fecha, hora y lugar de la asamblea, asegurándose de que sean convenientes para la mayoría de los condóminos.
  • Enviar la convocatoria con suficiente antelación, incluyendo el orden del día y cualquier documentación relevante.
  • Considerar la posibilidad de realizar una encuesta previa para conocer los temas de mayor interés para los condóminos.
• Preparación:*
  • Reservar y preparar el espacio donde se llevará a cabo la asamblea, asegurándose de que sea lo suficientemente amplio y cómodo para todos los asistentes.
  • Disponer de los materiales necesarios, como sillas, mesas, micrófono, proyector, etc.
  • Designar a una persona para moderar la asamblea y llevar el control del tiempo.
  • Preparar un registro de asistencia para llevar un control de los condóminos presentes.

Durante la asamblea

• Inicio puntual:*
  • Comenzar la asamblea a la hora programada, sin esperar a los rezagados.
  • Presentar a los miembros de la mesa directiva y explicar el orden del día.
  • Recordar las reglas básicas de participación, como levantar la mano para pedir la palabra y respetar los turnos.
• Desarrollo ordenado:*
  • Abordar los temas del orden del día de manera secuencial, dando tiempo suficiente para la discusión de cada uno.
  • Fomentar la participación de todos los condóminos, pero evitando que las intervenciones se prolonguen demasiado.
  • Utilizar ayudas visuales, como presentaciones o videos, para hacer más comprensibles los temas complejos.
  • Mantener un ambiente de respeto y cordialidad, evitando discusiones acaloradas o ataques personales.
• Control del tiempo:*
  • Asignar un tiempo máximo para cada tema del orden del día y asegurarse de que se cumpla.
  • Utilizar un cronómetro o un reloj para controlar el tiempo de las intervenciones.
  • Si es necesario, establecer un tiempo límite para la asamblea y ajustarse a él.
• Toma de decisiones:*
  • Explicar claramente las opciones disponibles y los procedimientos para la votación.
  • Realizar las votaciones de manera transparente, utilizando métodos como levantar la mano, votación secreta o votación electrónica.
  • Registrar los resultados de las votaciones en un acta y comunicarlos a todos los condóminos.

Al finalizar la asamblea

• Resumen y conclusiones:*
  • Resumir las decisiones tomadas en la asamblea y los acuerdos alcanzados.
  • Agradecer a los asistentes por su participación y colaboración.
  • Informar sobre los próximos pasos a seguir y las acciones que se tomarán en base a las decisiones tomadas.
• Cierre puntual:*
  • Finalizar la asamblea a la hora programada o cuando se hayan abordado todos los temas del orden del día.
  • Evitar prolongar la asamblea innecesariamente, a menos que sea estrictamente necesario.

Después de la asamblea

• Elaboración y distribución del acta:*
  • Elaborar un acta detallada de la asamblea, incluyendo los temas tratados, las decisiones tomadas y los resultados de las votaciones.
  • Distribuir el acta a todos los condóminos, ya sea por correo electrónico, en formato impreso o publicándola en un lugar visible del condominio.
• Seguimiento de los acuerdos:*
  • Asegurarse de que se cumplan los acuerdos tomados en la asamblea.
  • Informar periódicamente a los condóminos sobre los avances y resultados de las acciones emprendidas.

Siguiendo estas sugerencias, se pueden llevar a cabo asambleas generales en un condominio de manera organizada y respetuosa, logrando que sean productivas y eficientes, y que contribuyan a una mejor convivencia entre los condóminos.