Documentos del Condominio

Administrar un condominio en la Ciudad de México no es solo cuestión de buen trato; es una responsabilidad legal regida principalmente por la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal.

Aquí tienes el "checklist" esencial de documentos que un administrador debe dominar y custodiar para evitar multas o conflictos legales.

1. Documentos Jurídicos y Constitutivos

Estos son los cimientos del condominio. Sin ellos, el administrador no tiene personalidad jurídica para actuar.

  • Escritura Constitutiva del Condominio: Contiene la descripción del terreno, áreas comunes, unidades de propiedad privativa y la tabla de indivisos (porcentajes de participación).

  • Reglamento Interno del Condominio: Es la "constitución" del edificio. Establece reglas de convivencia, horarios, sanciones y cuotas. Debe estar inscrito en la Procuraduría Social (PROSOC).

  • Libro de Actas de Asamblea: Debidamente foliado y sellado por la PROSOC. Aquí se asientan todas las decisiones tomadas por los vecinos.

  • Registro del Administrador ante la PROSOC: La constancia vigente que acredita al administrador como el representante legal oficial.

2. Documentos Administrativos y Financieros

Fundamentales para la transparencia y la rendición de cuentas.

  • Estados de Cuenta Bancarios: El administrador debe manejar una cuenta a nombre del condominio, no personal.

  • Relación de Morosos y Pagos: Un control actualizado de quién ha pagado cuotas ordinarias y extraordinarias.

  • Pólizas de Seguros: Por ley, los edificios en CDMX deben contar con seguro de responsabilidad civil y daños a terceros.

  • Contratos con Proveedores: Vigilancia, limpieza, elevadores, cisterna, etc. Deben estar vigentes y por escrito.

3. Documentos Técnicos y de Seguridad

Vitales para la preservación del inmueble y el cumplimiento de normas de protección civil.

  • Planos del Inmueble: Estructurales, arquitectónicos, hidráulicos, eléctricos y de gas. Indispensables para reparaciones mayores.

  • Programa Interno de Protección Civil: Documento que acredita que el edificio sabe cómo reaccionar ante sismos o incendios.

  • Bitácoras de Mantenimiento: Registro de cuándo se lavaron cisternas, se dio servicio a elevadores o se revisaron bombas de agua.

¿Por qué debe tenerlos y conocerlos?

  1. Legalidad: Sin el registro ante la PROSOC o el acta de asamblea, el administrador no puede demandar judicialmente a un moroso ni firmar contratos válidos.

  2. Transparencia: La falta de estados de cuenta o recibos genera desconfianza y sospechas de fraude, lo que rompe la armonía vecinal.

  3. Seguridad: En caso de un sismo o siniestro, conocer los planos y tener el seguro vigente puede salvar vidas y el patrimonio de los dueños.

  4. Continuidad: Si el administrador renuncia o es removido, debe entregar esta carpeta completa (entrega-recepción) para que el edificio no quede paralizado.

Nota Importante: En la CDMX, no tener el Reglamento Interno registrado ante la PROSOC impide que se apliquen sanciones económicas legalmente válidas a los vecinos infractores.


 

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